Privacyverklaring W2204G – Scouting Roeselare

Onze scouts- en gidsengroep hecht veel belang aan de privacy van leden, leiding, ouders en sympathisanten. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en verwerken. We doen dit steeds in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG of GDPR). 

1. Algemene informatie groep

• Groep: W2204G - Scouting Roeselare
• Adres: Gryspeerdts Hof 15a, 8800 Roeselare
• Website: ScoutingRoeselare.be

Onze groep is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. De gegevens van leden en leiding worden echter ook verzameld in opdracht van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw. Hiervoor treedt onze groep op als verwerker. Meer informatie over het privacybeleid van de nationale koepel vind je op www.scoutsengidsenvlaanderen.be/privacy.

2. Jouw rechten

Je hebt heel wat rechten. Als we jou om een toestemming tot gegevensverwerking hebben gevraagd, dan kan je zelf die toestemming op elk moment opnieuw intrekken. Hieronder vind je een overzicht van je rechten en hoe je ze kan uitoefenen: 

• Gegevens inkijken: Je kan jouw gegevens raadplegen via je account op de Groepsadministratie. Wil je een overzicht krijgen van alle gegevens die we in ons bezit hebben, neem dan contact op met Luca Bossu (bossuluca03@gmail.com).
• Gegevens verbeteren of aanvullen: Zijn bepaalde gegevens die we bijhouden niet meer correct? Dan kan je die steeds laten aanpassen of aanvullen.
• Gegevens verwijderen: Je kan vragen om jouw persoonsgegevens te verwijderen als ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze verzameld werden, als je jouw expliciete toestemming intrekt, of als de gegevens onrechtmatig verwerkt zijn.
• Gebruik van gegevens beperken: Een aantal gegevens verwerken we op basis van het gerechtvaardigd belang van onze organisatie. Ben je het hiermee oneens, dan kan je je daartegen verzetten. In de meeste gevallen zullen we aan deze vraag kunnen voldoen, tenzij er een ernstige reden is om dit niet te doen.
• Rechten uitoefenen: Probeer steeds gedetailleerd weer te geven welk(e) recht(en) je wenst uit te oefenen. Om aan je vraag te voldoen, zullen we in de meeste gevallen jouw identiteit controleren (bijvoorbeeld via een kopie van je identiteitskaart) om misbruik te voorkomen.

Vragen of klachten? Voor alle vragen, opmerkingen of klachten kan je contact opnemen met Luca Bossu (bossuluca03@gmail.com). Je kan ook de Functionaris voor Gegevensbescherming van Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw bereiken via privacy@scoutsengidsenvlaanderen.be of per brief (Wilrijkstraat 45, 2140 Antwerpen). Ben je niet tevreden met ons antwoord? Dan kan je steeds terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

3. Welke gegevens verzamelen we?

• Identificatiegegevens: zoals naam, adres, vroegere adressen, telefoonnummer, e-mailadres en lidnummer.
• Persoonlijke gegevens: zoals geslacht, geboortedatum, leeftijd en nationaliteit.
• Medische gegevens: zoals bloedgroep, dieet, inentingen, medicatie, eventuele ziektes of aandoeningen, en bijzondere aandachtspunten voor leiding bij de sociale omgang, sporten, hygiëne of beperkingen.
• Gezinssituatie: zoals gezinssamenstelling en contacten in geval van nood.
• Lidmaatschappen: zoals vorige en huidige functies in groepen.
• Filosofische of religieuze overtuigingen: zoals aangepaste maaltijdvoorkeuren in functie van geloofsovertuigingen.
• Financiële gegevens: zoals het bankrekeningnummer of financiële tegemoetkomingen.
• Afbeeldingen: zoals foto’s gemaakt tijdens activiteiten en evenementen.

4. Waarom verzamelen we deze gegevens?

Onze groep verwerkt heel wat gegevens in het kader van het lidmaatschap en de bijhorende contractuele relatie. De gegevens worden onder andere gebruikt voor: 

• Een vlotte werking van de groep en de ledenadministratie.
• Het verzekeren van elk aangesloten lid.
• Communicatie over de werking van onze groep.
• Het organiseren van de wekelijkse activiteiten en evenementen.
• Het versturen van het maandblaadje en nieuwsbrieven.

Het verstrekken van identificatiegegevens en persoonlijke gegevens is verplicht voor het lidmaatschap bij Scouts en Gidsen Vlaanderen vzw; zonder deze gegevens kan er geen aansluiting zijn. Medische gegevens worden verwerkt om de leiding in staat te stellen voldoende zorg en de nodige aandacht te geven aan elk lid tijdens activiteiten of evenementen. De verwerking hiervan gebeurt steeds door middel van expliciete toestemming van de ouder(s), voogd of de meerderjarige zelf.

5. Verkrijgen van de gegevens

Gegevens worden rechtstreeks verkregen van de betrokkene en/of zijn ouder(s) of voogd. 

6. Bewaartermijn

Onze groep bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, rekening houdend met wettelijke termijnen. 

• Algemene gegevens: worden ten laatste 10 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap vernietigd.
• Medische gegevens: worden ten laatste 1 jaar na afloop van het lidmaatschap vernietigd.

7. Toegang tot de gegevens

Onze leiding heeft toegang tot de persoonsgegevens van alle leden en leiding, in het kader van hun werkzaamheden en de organisatie van de groep. Persoonsgegevens worden nooit doorgegeven of verkocht aan derden. 

8. Wijzigingen aan deze verklaring

Deze privacyverklaring kan steeds aangepast worden. De meest recente versie kan steeds geraadpleegd worden via https://scoutingroeselare.be/privacyverklaring.

Laatste aanpassing: 20/09/2026